الهدف من الوظيفة:
التوجيه والإشراف على عمليات إدارة المنشآت والمرافق وعمليات الصيانة والإشراف على مشاريع التجديد ومشاريع البناء في حرم ومرافق جامعة الذيد وضمان تقديم الخدمات في الإدارة بسرعة وكفاءة.

المسؤوليات الرئيسية:

• الإشراف على جدول الأنشطة والخدمات اليومية التي تقدمها إدارة المنشآت والمرافق والتخطيط لضمان استكمال المشاريع في حدود الميزانية وفي الوقت المحدد.
• مراقبة تقدم وتطور مشاريع التجديد والبناء ومراقبة الشؤون المالية وضمان جودة الخدمات في الحرم الجامعي الرئيسي في الذيد والفروع الأخرى.
• التعاون والتفاعل مع الفروع الحكومية والهيئات التنظيمية كما هو مطلوب لضمان امتثال المشاريع للمتطلبات واللوائح القانونية المعمول بها.
• تحديد الشروط والأحكام الفنية لعقود مزودو الخدمات للتأكد من امتثالها مع قواعد ولوائح الجامعة ومراجعة تقييمات أداء المقاولين ومقدمي الخدمات لضمان امتثالهم للعقود واتخاذ الإجراءات إذا لم يتم الوفاء بالمعايير أو المواعيد النهائية.
• المشاركة والمساعدة في إعداد وثائق المناقصة الخاصة بمشاريع البناء وتقديم الدعم في مراجعة وتقييم العروض/ الاسعار وتقديم الاقتراحات والتوصيات.
• إعداد وتنسيق الخطط مع الهيئات الحكومية المحلية المسؤولة عن الكهرباء والمياه والصرف الصحي لضمان توفير هذه الخدمات في الجامعة بفعالية وفي الوقت المناسب.
• قيادة فريق إدارة المنشآت والمرافق والتخطيط من أجل بناء وتطوير قدراتهم التنظيمية وتزويدهم بفرص التطوير مثل التدريب والتوجيه وما إلى ذلك وتقديم التقارير عن أدائهم.
• إدارة عملية التوظيف في الإدارة بما في ذلك إعداد نماذج طلب التوظيف وعملية الاختيار والمقابلة من أجل ضمان اختيار أفضل المرشحين.
• الإشراف على الامتثال للوائح الصحة والسلامة وفقًا لأفضل ممارسات سوق العمل والعمل كوصي على ممتلكات جامعة الذيد والتأكد من صيانتها بشكل صحيح والحفاظ عليها.
• التعاون وتسهيل التواصل بين إدارة المنشآت والمرافق والتخطيط والإدارات الأخرى لضمان إستكمال أي مهام وظيفية مرتبطة بسلاسة وفي الوقت المناسب.
• إدارة ميزانية الإدارة وتتبع النفقات والتأكد من توفير المخصصات الكافية لجميع الأنشطة ومن أنها ضمن حدود الميزانية.
• إعداد مختلف التقارير والخطط الإستراتيجية والتحليلات والإحصائيات المتعلقة بإدارة المنشآت والمرافق والتخطيط عند طلب الإدارة العليا.
• إنجاز أي مهام أخرى متعلقة بالوظيفة يتم تكليفها من قبل المسؤول المباشر ضمن الفترة الزمنية المتوقعة.

المسؤوليات الخاصة بالوظيفة:

الخطط التشغيلية:

• وضع الخطط التشغيلية للإدارة ومراقبة تنفيذها بشكل فعال مع التأكد من أنها تتوافق مع الخطط الأخرى للإدارة من أجل المساهمة في تحقيق الأهداف الاستراتيجية للشؤون المالية والإدارية في الجامعة.

إدارة الأفراد:

• الإشراف على الإنجاز الفعال لأهداف الإدارة، وتحديد الأهداف الفردية، والإشراف على أداء فريق العمل، ودعم تطوير الموظفين من أجل المشاركة في تحقيق أهداف إدارة المنشآت والمرافق والتخطيط.
• تدريب جميع المرؤوسين أثناء العمل وتقييمهم بشكل بناء لدعم التطوير الشخصي والمهني، من أجل المساهمة في إعداد القوى العاملة التي تلعب دوراً مهماً في تسيير أعمال الجامعة وتحقيق أهدافها الاستراتيجية.
• التنظيم والإشراف على أنشطة وعمل المرؤوسين لضمان تنفيذ العمل داخل الإدارة بطريقة فعالة بما يتوافق مع الإجراءات والخطط التشغيلية للشؤون المالية والإدارية في الجامعة.

التطوير المستمر:

• تحفيز المرؤوسين والمساهمة في تحديد الفرص المناسبة لتحسين النظم والعمليات والممارسات باستمرار، مع مراعاة الممارسات الدولية الرائدة في إدارة المنشآت والمرافق وتحسين العمليات الإدارية وخفض التكاليف وتحسين الإنتاجية.

نظم التشغيل والعمليات والتقارير:

• تقديم المقترحات/ المبادرات لتعزيز ومراقبة العمليات والإجراءات في القسم لضمان التقيد بأنظمة الجامعة.
• الإشراف على إعداد ومراجعة تقارير الإدارة والتأكد من إعدادها بدقة وفي الوقت المناسب وأنها تلبي متطلبات ومعايير إدارة المنشآت والمرافق والتخطيط.

التعاملات الرئيسية:

الداخلية:

• مكتب مدير الجامعة.
• مكتب نائب مدير الجامعة.
• مكتب الالتزام والتدقيق الداخلي.
• أعضاء الهيئة الأكاديمية والإدارية.
• الإدارات التنفيذية (مثل، الموارد البشرية والمالية وغيرها).

الخارجية:

• بلدية الذيد.
• إدارة التخطيط والمساحة في الذيد.
• شركة اتصالات .
• هيئة الكهرباء والمياه في الشارقة
• الوزارات/ المؤسسات الحكومية ذات الصلة.
• شركات المقاولة/ المقاولون

المؤهلات والخبرات المطلوبة

المهارات المطلوبة