1. استلام جميع نماذج طلبات التوظيف ومراجعتها لضمان توفر جميع المعلومات المطلوبة، والحصول على الموافقات اللازمة ، وإرفاق الوصف الوظيفي ذي الصلة من أجل كتابة وإعداد إعلان الوظائف الشاغرة وفقًا "لإرشادات كتابة إعلانات الوظائف الشاغرة".
2. تحديد مصادر التوظيف المناسبة مثل المصادر الخارجية أو الداخلية أو المنصات الإلكترونية وفقًا لخطة تحديد مصادر التوظيف المعتمدة، مثل موقع الجامعة الإلكتروني للتوظيف، ومكتب رابطة الخريجين، ودائرة الموارد البشرية بالشارقة، والإعلانات الخارجية عن طريق المنصات والوكالات المهنية وما إلى ذلك.
3. مراجعة طلبات التوظيف المقدمة والمؤهلات وشهادات الخبرة والمستندات الأخرى ذات الصلة وتقييمها، وإستبعاد الطلبات التي لا تفي بشروط التوظيف في الجامعة و/ أو التي لا تتطابق مع متطلبات الوظيفة، بالإضافة إلى تحديد الطلبات المرشحة للمقابلات الهاتفية -إذا لزم الأمر-.
4. إجراء عملية فحص الطلبات عبر الهاتف للمساعدة في تحديد أنسب المرشحين للوظيفة، ثم تقديم نتائج المقابلة والتوصيات إلى رئيس قسم التوظيف للمراجعة.
5. إدارة عملية المقابلة من خلال تنظيم الجداول الزمنية للمقابلات مع رئيس قسم التوظيف ومسؤول التوظيف والأعضاء الآخرين عند الحاجة، وإبلاغ المرشحين بموعد المقابلة وتزويدهم بأي معلومات مطلوبة لضمان استعدادهم للمقابلة.
6. المساهمة كعضو في لجنة المقابلات، من خلال إعداد أسئلة المقابلة المناسبة التي تعكس متطلبات كل وظيفة بناءً على الوصف الوظيفي للمساعدة في اختيار المرشح المناسب للوظيفة.
7. ضمان اطلاع جميع المرشحين على حالة طلباتهم بما في ذلك المرشحين لإجراء المقابلة الأولى و/ أو الثانية، والمستبعدين أثناء عملية الفرز أو المقابلة.
8. المتابعة مع المرشحين للتأكد من استكمالهم لجميع الإجراءات المتعلقة بتعيينهم، مثل استكمال أي تقييم للكفاءات الفنية أو إجراء تقييم الذكاء والمنطق، ومراجعة عروض العمل والتوقيع عليها، وتقديم جميع المستندات ذات الصلة، مثل الشهادة الطبية وشهادة حسن السيرة والسلوك والشهادات الأكاديمية المصدقة وشهادة الزواج، وتاريخ مباشرة العمل وما إلى ذلك.
9. إدارة عملية طلبات الحصول على الموافقة الأمنية للمرشحين المؤهلين والتأكد من إستكمال جميع النماذج والوثائق المطلوبة بشكل صحيح. وتقديم نماذج الحصول على الموافقة الأمنية لقسم الجوازات والتنسيق معهم فيما يتعلق بحالة الموافقة وطلبات الحصول على التأشيرة للموظفين الأكاديميين والإداريين الجدد واتخاذ الإجراءات اللازمة في حالة عدم الموافقة على أي طلب موافقة أمنية.
10. إعداد عرض العمل لكل من الموظفين الأكاديميين والإداريين والحصول على الموافقات اللازمة، بالإضافة إلى إبلاغ مسؤول التوظيف عن أي عرض عمل مرفوض من أجل اتخاذ الإجراءات اللازمة.
11. إعداد نماذج طلبات الحصول على الموافقة الأمنية للمرشحين المؤهلين للوظيفة والتأكد من إرفاق جميع المستندات المطلوبة. بالإضافة إلى التنسيق مع قسم الجوازات فيما يتعلق بحالة الموافقات الأمنية وطلبات التأشيرة للموظفين الأكاديميين والإداريين الجدد.
12. التنسيق مع الإدارات المعنية من أجل إستكمال الطلبات والترتيبات المتعلقة بالموظفين الجدد، مثل طلبات تذاكر السفر، والسكن لأعضاء الهيئة الأكاديمية داخل الحرم الجامعي أو خارجه، وتجهيز حسابات البريد الإلكتروني وأي أنظمة إلكترونية أخرى، وتذاكر السفر وحجوزات الفنادق وخدمات الاستقبال من المطار.
13. إنشاء ملفات الموظفين وإدخال البيانات المطلوبة للموظفين الأكاديميين أو الإداريين الجدد في نظام الموارد البشرية، وإعداد نموذج عمل الموظفين وإرسال الملف للتدقيق النهائي.
14. إنجاز أي مهام أخرى متعلقة بالوظيفة يتم تعيينها من قبل المسؤول المباشر ضمن الفترة الزمنية المتوقعة.

الخطط التشغيلية

1. المشاركة في تطوير الخطط التشغيلية للإدارة أو للكلية والمساهمة في تنفيذها بما يتوافق مع استراتيجية الإدارة/الكلية من أجل دعم وتحقيق أهداف الجامعة الاستراتيجية.

التطوير المستمر

2. تقديم المقترحات/ المبادرات لتعزيز العمليات والإجراءات التي تساعد في تنفيذ أفضل الممارسات المتبعة.
3. اتباع جميع العمليات وإجراءات العمل والتعليمات بدقة لضمان تنفيذ مهام العمل بطريقة متسقة ومنظمة.

نظم التشغيل والعمليات والتقارير

4. إنشاء التقارير والتأكد من إعدادها بدقة وفي الوقت المناسب وتلبية متطلبات ومعايير الإدارة.
5. إدارة البرامج/ الأجهزة المطلوبة بدقة وفعالية

• أن يكون حاصلاً على درجة البكالوريوس كحد أدنى في إدارة الأعمال أو الموارد البشرية أو في أي تخصص ذي صلة.
• أن تكون لديه خبرة عمل من سنتين إلى أربع سنوات داخل دولة الإمارات في دور مشابه ويفضل أن يكون في مؤسسات التعليم العالي.
• يعتبر امتلاك شهادة الموارد البشرية المهنية (مثل شهادة CIPD و SHRM وما إلى ذلك) ميزة إضافية.
• أولوية التوظيف لمواطني الدولة.

• إجادة مهارة الكتابة والتحدث والقدرة على إعداد الوثائق الرسمية باللغتين العربية والإنجليزية.
• المعرفة الواسعة بكيفية استخدام وسائل التواصل الاجتماعي وبيانات السيرة الذاتية والمنصات المهنية.
• الخبرة بإجراء جميع مراحل التوظيف، باستخدام تقنيات المقابلة وأساليب التقييم المختلفة.
• مهارة الإشراف والمتابعة لإنجاز مهام متعددة في الوقت المناسب.
• القدرة على فهم متطلبات كل دور وظيفي مطلوب.
• مهارة ممتازة في التعامل مع الآخرين والتواصل.
• مهارة إدارة الوقت.
• تعتبر المعرفة باستخدام أنظمة ERP المتعلقة بعمليات الموارد البشرية ميزة إضافية.
• القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بحذر.
• الاهتمام بالتفاصيل والقدرة على حل المشكلات.
• المرونة والقدرة على العمل ضمن الفريق.
• التحلي بالنزاهة والشفافية والقدرة على القيادة.
• مهارة استخدام برامج الحاسوب وبرامج تطبيقات Microsoft Office.