مساعد إداري

الهدف من الوظيفة:
تقديم خدمات إدارية عالية المستوى في الكلية والقيام بمختلف المهام الإدارية لدعم عمليات الكلية وتنسيق المشاريع بما في ذلك المناسبات والمؤتمرات الخاصة.

المسؤوليات الرئيسية:

• القيام بالأنشطة الإدارية والمكتبية وقد تشمل على الرد على المكالمات الهاتفية واستقبال الزوار وتوجيههم وإعداد المستندات وإنشاء جداول البيانات /العروض التقديمية وحفظ الملفات، بالإضافة إلى العمل كنقطة اتصال أولى للزوار.
• الاحتفاظ بالسجلات الإدارية (بشكل إلكتروني وورقي) بما في ذلك محاضر الاجتماعات وتفاصيل مهام عمل أعضاء هيئة التدريس والجداول الزمنية للفصل الدراسي.
• استلام الرسائل البريدية الواردة وترتيبها ليتم مراجعتها من قبل المسؤول المباشر واتخاذ الإجراءات و/ أو توزيعها وفقًا لذلك، بالإضافة إلى حفظ البريد وتسجيله ومتابعته باستخدام مجموعة متنوعة من الأنظمة وقواعد البيانات.
• الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وتحويلها ومساعدة الزوار من خلال الإجابة على استفساراتهم أو تقديم المعلومات المتعلقة بالبرامج الأكاديمية في الكلية / القسم المعني.
• تنظيم وجدولة الاجتماعات حسب توجيهات المسؤول المباشر وكذلك إبلاغ الحضور والتنسيق معهم.
• مساعدة أعضاء هيئة التدريس أثناء عملية الإرشاد الأكاديمي وكذلك المساعدة في إعداد الخطط والتقارير المتعلقة بالطلبة تحت المراقبة الأكاديمية.
• التعاون مع أعضاء هيئة التدريس بالكلية من أجل؛ إعداد جداول المحاضرات والخطة الدراسية ومتطلبات الاعتماد وحصرعدد الطلبة لكل سنة دراسية ومهام عمل أعضاء هيئة التدريس وخطة مراقبة الامتحانات النهائية وسجل حضور الامتحانات ونماذج تقارير الامتحانات.
• تقديم المعلومات والمساعدة للطلبة فيما يتعلق بكليتهم/ إدارتهم مثل مقابلات/ اختبارات القبول وجداول المواد والساعات المكتبية لأعضاء هيئة التدريس ومواقع المكاتب والحضور وطلبات السحب/ الإضافة والامتحانات غير المكتملة وما إلى ذلك.
• المساعدة في تنظيم الفعاليات (وخدمات تقديم الطعام عند الحاجة) للإدارة المعينة بالتنسيق مع الإدارات التنفيذية ذات الصلة.
• جمع وإعداد متطلبات الإدارة مثل احتياجات تقنية المعلومات والأثاث والكتب والصحف والبرمجيات والمساعدة في إعداد طلبات القرطاسية من مخازن الجامعة.
• المساعدة في إعداد مختلف التقارير والتحليلات والإحصائيات المطلوبة لأغراض الاعتماد الأكاديمي.
• إنجاز أي مهام أخرى متعلقة بالوظيفة يتم تكليفها من قبل المسؤول المباشر ضمن الفترة الزمنية المتوقعة.


المسؤوليات الخاصة بالوظيفة:

الخطط التشغيلية:
• المشاركة في تطوير الخطط التشغيلية للإدارة أو للكلية والمساهمة في تنفيذها بما يتوافق مع استراتيجية الإدارة/الكلية من أجل دعم وتحقيق أهداف الجامعة الاستراتيجية.
التطوير المستمر:
• تقديم المقترحات/ المبادرات لتعزيز العمليات والإجراءات التي تساعد في تنفيذ أفضل الممارسات المتبعة.
• اتباع جميع العمليات وإجراءات العمل والتعليمات بدقة لضمان تنفيذ مهام العمل بطريقة متسقة ومنظمة.
نظم التشغيل والعمليات والتقارير:
• إنشاء التقارير والتأكد من إعدادها بدقة وفي الوقت المناسب وتلبية متطلبات ومعايير الإدارة.
• إدارة البرامج/ الأجهزة المطلوبة بدقة وفعالية.


التعاملات الرئيسية:

الداخلية:
• الطلبة.
• أعضاء الهيئة الأكاديمية والإدارية.
• القبول والتسجيل.
• الإدارات التنفيذية (مثل العلاقات العامة والموارد البشرية والمالية ومركز تقنية المعلومات والمرافق وغيرها).
• الكليات الأخرى.
الخارجية:
• المنظمات الحكومية/ الوزارات.
• الجامعات في دولة الإمارات العربية المتحدة.
• أولياء أمور الطلبة.

المؤهلات والخبرات المطلوبة:

• أن يكون حاصلاً على درجة البكالوريوس أو الدبلوم كحد أدنى في إدارة الأعمال أوإدارة المكاتب أو في أي تخصص ذي صلة.
• أن تكون لديه خبرة عمل من سنتين إلى أربع سنوات داخل دولة الإمارات في دور مشابه ويفضل أن يكون في مؤسسات التعليم العالي.
• أولوية التوظيف لمواطني الدولة.

المهارات المطلوبة:

• إجادة مهارة الكتابة والتحدث والقدرة على إعداد الوثائق الرسمية والتدقيق على أعمال الأخرين باللغتين العربية والإنجليزية.
• مهارات متميزة في التعامل مع الأخرين.
• المعرفة العملية الممتازة بتطبيقات الحاسوب مع التركيز على تطبيقات Microsoft مثل (Excel) و (Word) (Teams).
• القدرة على تنظيم الوقت.
• القدرة على الإشراف على المشاريع وعقد الإجتماعات.
• القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بحذر.
• مهارة الإشراف والمتابعة لإنجاز مهام متعددة في الوقت المناسب.
• القدرة الفائقة على التنظيم والعمل بشكل مستقل وتحديد الأولويات والتقيد بالمواعيد النهائية.
• التحلي بالنزاهة والشفافية والقدرة على الإدارة.
• القدرة الفائقة على التنظيم والعمل بشكل مستقل وتحديد الأولويات والتقيد بالمواعيد النهائية.
• التحلي بالنزاهة والشفافية والقدرة على الإدارة.
• حب الاستطلاع والشغف لتحقيق التفوق والتميز.
• المرونة والقدرة على العمل ضمن الفريق.


قدم طلبك الآن